Вікторія Міняйло

Ведення документації в навчальних закладах здійснюється відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах  виконавчої влади», пункту 106 Положення про загальноосвітній навчальний заклад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 року № 778, та з метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації в загальноосвітніх навчальних закладах, наказом Міністерства освіти і науки України від 28 серпня 2013 року № 1239 затверджено Типову Інструкцію з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності (надалі – Інструкція з діловодства).

Інструкція з діловодства встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації організації роботи з документами та перелік типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності загальноосвітніх навальних закладів.

Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених Інструкцією з діловодства, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.

Визначення базових понять діловодства

В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):

• ДСТУ 2392-94: «Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності» [1];
• ДСТУ 3017-95: «Документ – матеріальний об’єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі» [2];
• ДСТУ 2732:2004: «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі» [3].

Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами [3].

Копія (документа) – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак [3].

Службовий документ – документ, який створила або отримала установа в процесі діяльності [3].

Оригінал (службового документа) – примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили [3].

Дублікат оригіналу(службового документа) – повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу [3].

Витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа [3].

Бланк установи – бланк службового документа, що дає змогу визначити установу – створювача документа [3].

Загальні вимоги до документації

1. Відповідно ст. 11 до Закону України «Про засади державної мовної політики», п. 2.3 Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності основною мовою роботи, діловодства й документації є державна мова.
2. Тексти офіційних оголошень, повідомлень виконуються державною мовою.
3. Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування ЗНЗ, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e­mail, номер реєстраційного рахунку в обслуговуючий фінансовій установі (за потреби), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
4. На документах, що складаються в ЗНЗ, їх найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування ЗНЗ застосовується в разі, коли вони офіційно зафіксовано у статуті. Скорочене найменування подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
5. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження.
6. Уся ділова документація зберігається в спеціально обладнаних приміщеннях, шафах чи сейфах із дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних» і не повинна мати доступу третіх осіб.
7. Усі книги та журнали (крім класних), що ведуться в загальноосвітніх навчальних закладах, поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються керівником. Підпис керівника засвідчується печаткою навчального закладу.
8. Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей «За високі досягнення у навчанні» та срібних медалей «За досягнення у навчанні» нумеруються по сторінках, прошнуровуються й підписуються керівником місцевого органу управління освітою, якому підпорядкований загальноосвітній навчальний заклад. Підпис керівника засвідчується печаткою відповідного органу управління освітою.
9. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
10. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.
11. Загальноосвітній навчальний заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.
12. Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа. Напис про засвідчення документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії й проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».
13. Ділові папери, які надходять до загальноосвітніх навчальних закладів чи відправляються з них, реєструються в журналі вхідної та вихідної кореспонденції.

Документування діяльності загальноосвітнього навчального закладу

Документування діяльності загальноосвітніх навчальних закладів полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про управлінську (організаційно-розпорядчу) діяльність і здійснення начально-виховного процесу.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту діяльності, переведення, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

Таблиця 1

Перелік типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності загальноосвітніх навчальних закладів із зазначенням строків зберігання (додаток № 4 Інструкції з діловодства)

Зберігання та знищення документів:

1. Документи (справи) з моменту створення (одержання) або формування зберігаються в закладі до передачі архівній установі.
2. Керівник загальноосвітнього навчального закладу та спеціально призначена (призначені) для цього особа (особи) зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
3. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ.
4. Видача справ у тимчасове користування працівникам загальноосвітнього навчального закладу здійснюється з усного дозволу його керівника, а іншим установам – з його письмового дозволу. На видану справу складається картка – замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника загальноосвітнього навчального закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
7. Після закінчення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі архівним установам, документи списуються комісією загальноосвітнього навчального закладу з проведення експертизи цінності документів, яку призначає керівник навчального закладу. На списану документацію експертна комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

ЛІТЕРАТУРА

1. ДСТУ 2392-94. Державний стандарт України. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. Затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 29 березня 1994 р. № 68.
2. ДСТУ 3017-95. Державний стандарт України. Видання. Основні види. Терміни та визначення. Затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 23 лютого 1995 р. № 58.
3. ДСТУ 2732:2004. Національний стандарт України. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. Прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97.
4. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
5. Положення про загальноосвітній навчальний заклад, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 р. № 778.
6. Наказ Міністерства освіти і науки України від 28 серпня 2013 р. № 1239, яким затверджено Типову Інструкцію з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності.